Mail Merge

Hmm, pertemuan kemarin dari Pengantar Aplikasi Komputer masih berhubungan dengan Microsoft Word. Yaitu mail merge. Bagi yang sudah tahu, ya sudah, tapi kalau belum tahu silahkan dipraktekkan..

Mail merge adalah penggabungan antara surat dengan data, misalnya kita ingin membuat surat untuk beberapa instansi tetapi dengan isi yang sama, mail merge pada word bisa dipakai.

1. Pertama kita buka Microsoft ya..

2. Kita buka mailing, lalu klik start mail merge.

3. Untuk memulai bisa menggunakan letter, email, atau envelope, dan juga bisa menggunakan wizard. Untuk memudahkan penggunaan lebih baik menggunakan wizard.

(Step By Step Wizard)

4. Pilih tipe dokumen yang akan di mail merge, (letter, email message, envelopes, labels, directory), lalu klik next, starting document...


5. Kemudian pilih di antara 3 pilihan,

1. Use current document: Ini untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan.
2. Start from a template : Ini untuk memulai kembali dokumen dengan template yang telah ada di Microsoft Word.
3. Start from existing document: Ini untuk memulai dengan dokumen yang telah ada.
   

Klik next, select recipients

6. Pada tahap ini kembali diberikan tiga pilihan

• Use from existing list : pilihan ini adalah pilihan untuk menggunakan data yang telah ada, contohnya Ms. Excel, Ms. Access, dll.
  
• Select from outlook contact : pilihan ini untuk meng-import data dari akun outlook komputer kita.
  
• Type a new list : pilihan ini untuk membuat database baru untuk digunakan dalam mail merge, yang nanti akan disimpan dalam bentuk .mdb

Klik next, write your letter

7. Pada tahap ini diberikan beberapa pilihan, namun lebih baik kita gunakan pilihan paling bawah, yaitu more items.. karena kita dapat memilih secara langsung bagian yang akan kita masukkan.

Klik next, preview your letter

8. Pada tahap ini kita dapat melihat isi dari mail merge yang telah kita sisipkan. Pada bagian atas, kita dapat menggeser ke kiri dan ke kanan untuk melihat isi dari database yang telah kita sisipkan ke dokumen.
Pada bagian make changes, digunakan untuk meng-edit kembali isi dari database yang telah kita buat.

Klik next, complete the merge

9. Pada tahap ini kita diberikan 2 pilihan, yaitu untuk mencetak hasil mail merge melalui print, atau membuat beberapa dokumen yang dapat diberdasarkan dari data yang anda masukkan melalui pilihan ke 2, edit your individual letter.